Microsoft Office (MS Office) is een krachtig officepakket dat niet meer is weg te denken uit de hedendaagse kantooromgeving. Niet voor niets wordt het wereldwijd door meer dan een miljard mensen gebruikt. De meest bekende applicaties in het MS Officepakket zijn Word voor tekstverwerking, Excel voor berekeningen en PowerPoint voor presentaties. Maar het pakket kan uitgebreid worden met andere applicaties, zoals bijvoorbeeld Outlook, Power BI of Teams.
MS Office vaardigheden
Hoewel MS Office het meest bekende en gebruikte pakket is, blijkt in de praktijk dat de gebruikers ervan over het algemeen de mogelijkheden van de applicaties niet ten volle benutte en dat is jammer. Jammer omdat kennis van de applicaties zorgt dat de medewerker:
tijd kan besparen
Voorbeelden:
- Misschien maakt uw HRM-assistent nog brieven aan kandidaten d.m.v. kopiëren en plakken, waar steeds de variabelen handmatig worden ingevoegd. Dit kan sneller met de mailmerge functie van Word.
- Misschien maken uw medewerkers nog Word-documenten met een handmatig ingevoegde inhoudsopgave terwijl dat met een juiste tekstopmaak met één druk op de knop kan.
professionelere producten kan opleveren
Voorbeelden:
- Bovengenoemde mailmerge kan ook gebruikt worden in Outlook. Wilt u een bericht uitsturen aan al uw klanten, maar dit moet persoonlijk aan uw klant worden gestuurd? Dat kan met mailmerge.
- Excel heeft ontelbare tools waarmee bedrijfsinformatie op een goede manier verwerkt kan worden en zorgt voor goede rapportage. Wordt daarnaast Power BI gebruikt, dan kan de data uit Excel op een mooie, duidelijke en praktische manier gevisualiseerd worden. BI staat overigens voor “Business Intelligence”.
- PowerPoint wordt minder vaak gebruikt dan Word en Excel, maar voor een goede presentatie onontbeerlijk. Met de juiste vaardigheden kan iemand een in het oog springende, mooie presentatie vervaardigen. En u wilt toch bij uw cliënten goed voor de dag komen?
Managementinformatie: behoefte aan juiste en tijdige informatie
Voor ieder bedrijf is het van cruciaal belang om tijdig over de juiste managementinformatie te beschikken, op deze informatie moet immers op worden gestuurd. Om dit te kunnen bereiken, heeft het bedrijf medewerkers nodig die goed met MS Office kunnen werken en dan vooral met Excel. Het advies is dan ook om deze medewerkers een Excel cursus aan te bieden. De meeste trainingsinstituten bieden deze cursus zowel online als lokaal aan. Bent u bijvoorbeeld gevestigd in Rotterdam of omgeving, zoek dan naar een instituut dat een Excel cursus in Rotterdam aanbiedt. Zoals eerder genoemd, is Power BI een uitermate geschikt pakket voor het verwerken en presenteren van bedrijfsinformatie, maar een goede kennis van Excel is hier wel een vereiste. Is uw medewerker vaardig met Excel (of heeft deze de vaardigheid op peil gebracht met een cursus), dan een Microsoft Power BI cursus een logische vervolgstap. Ook deze cursus wordt over het algemeen klassikaal aangeboden, maar een online cursus Power BI behoort eveneens tot de mogelijkheden.
Cursus: een goede investering
Een goede werkgever investeert graag in zijn werknemers. Het is immers niet alleen goed voor de ontwikkeling van de medewerker, maar een medewerker die over de juiste tools en vaardigheden beschikt is ook een plus voor het bedrijf. Het mes snijdt dus aan twee kanten. Het aanbieden van cursus aan uw medewerkers is daarom altijd een goede investering.