Gedurende de coronapandemie hebben we ons moeten aanpassen aan de manier van werken. Het thuiswerken bracht uitdagingen met zich mee. Maar daardoor hebben velen wel het gemak ontdekt van applicaties die het werken op afstand vereenvoudigen, zoals Microsoft Teams. Dit is een handige applicatie met veel mogelijkheden, die misschien niet door iedereen worden gebruikt. Met een cursus Teams wordt pas echt duidelijk wat deze applicatie allemaal kan, zodat u Teams na de cursus optimaal kunt benutten. Hieronder wordt in het kort toegelicht wat er zoal met Teams kan.
Teams creëren
De applicatie heet niet voor niets Teams. Voorheen moesten er op het netwerk voor bepaalde projecten of vergadergremia folders worden gemaakt waarbij personen op gebruikersnaam moesten worden gemachtigd. Bij wijzigingen moest dit steeds worden aangepast. In Teams is er per team een eigenaar (of meerdere eigenaars) en deze kan met slechts enkele klikken aanpassingen doen in de toegangsrechten, d.w.z. gebruikers toevoegen en verwijderen.
Vergaderingen
Intussen is de handige online vergaderfunctie van Teams bij veel mensen wel bekend. U kunt intern een vergadering opzetten, maar ook een uitnodigingslink sturen naar derden. Maar ook alle vergaderstukken kunnen op een georganiseerde manier in de applicatie worden geplaatst. Hiermee kunt u dus echt papierloos vergaderen. Wil men een presentatie laten zien, dan kan het scherm worden gedeeld met de overige deelnemers.
Actiepunten: u kent het wellicht wel, de excelbestanden met actiepunten. Voor elke vergadering bestaat er wel een. In Teams kunnen deze worden bijgehouden door de tasks by planner toe te voegen aan de vergadering. Wordt er een due date ingevoerd, dan wordt de eigenaar van het actiepunt tijdig herinnerd.
Belkosten besparen
Teams kan een organisatie veel kosten besparen. Waar vroeger de vaste telefoonlijn veel gebruikt werd, kan nu eenvoudig een link worden gestuurd en kan men met of zonder beeld een gesprek met iemand voeren. Waar ook ter wereld, als er maar een internetverbinding beschikbaar is. Daarmee bespaart u zich internationale telefoniekosten.
Intern bellen kan uiteraard ook, gewoon met één klik. Ook hier kan gebruik worden gemaakt van het eerder genoemde delen van het scherm. Wilt u een collega iets uitleggen, maar is die niet fysiek aanwezig om op uw PC mee te kijken? Deel dan het scherm tijdens het videobellen.
Chatten
In veel organisaties wordt te pas en te onpas gemaild. Onze mailboxen vervuilen, omdat er veel mails worden verzonden waarbij eigenlijk een chatbericht zou volstaan. Teams heeft een chatfunctie, die niet alleen één op één kan worden gebruikt, maar ook binnen de vooraf gedefinieerde teams. Is er bijvoorbeeld een team gecreëerd voor een bepaald project, dan kan binnen dat team over het reilen en zeilen van het project worden gechat en kunnen documenten worden gedeeld. Project gerelateerde documenten staan dan niet meer her en der verspreid in uw mail, maar netjes bij elkaar in het team van het project. En moet er in documenten gewerkt worden? Geen probleem! Men kan simultaan in documenten werken.
Applicaties toevoegen aan Teams
Hierboven is al genoemd dat de tasks by planner kan worden toegevoegd aan Teams. Er zijn echter enorm veel applicaties toe te voegen. Werkt u met bijvoorbeeld met Power BI? Ook deze applicatie kunt u aan Teams koppelen.
Power BI
Power BI heb ik zojuist niet voor niets genoemd. Het is een zeer krachtige applicatie voor het analyseren van data. Kent u de applicatie nog niet, dan is het zeker aan te bevelen na te gaan wat deze voor u kan betekenen. Een Power BI cursus / opleiding is dan ook zeer aan te raden.